AI時代に取り残されないために。今すぐ始める“PCデータ整理”のルール設計

新しいもの、流行りものは結構気になるタイプのちばまゆです。
近年ドローンは国家資格から、新たなビジネスへ広がりを見せていますが、それよりも進化が進んでいる印象を受けるのは、AIですよね。
最近、生成AIを業務に活用する流れが一気に広がってきたと感じて、今何が必要か、土台部分を考えてみました。

• AIを使って効率化したい
• 社内の情報を整理したい
• ChatGPTなどをもっと業務に組み込みたい

そんな相談も増えています。ただ、実際に触ってみて感じたのは、AI活用の前に、まず“データ整理のルール”が必要だということでした。
今回は、実際に私が何から始めたら良いかを考え、行ったPCデータ整理について、どのような考え方で進めたのかをお伝えします。

AIを活用したいのに、データが散らかっている問題

今回整理を始めようと思ったきっかけは、とてもシンプルで、そもそもAIにデータをうけ渡すにしてもデータが煩雑、どこに何があるか、データとして保存されていないという状況だったということです。

ローカルPC、OneDrive、Googleドライブ、デスクトップ、ダウンロードフォルダ…。
気づけばデータが複数箇所に分散し、フォルダ名も案件ごとにバラバラ。しかも、昔の案件と今の案件の管理方法も違う。

探す時間も増え、「AIに読み込ませて活用する以前の問題」になっていると思いました。
特にAIは、整理された情報ほど活用しやすい特徴があります。逆に言うと、データの場所が曖昧な状態では、AIにうまく仕事を渡すことができません。

AI時代に必要なのは、“データ整理”ではなく“ルール整理”

この状態に気がついて、データを整理しないと！と思いがちですが、整理するにもルールが必要です。今回一番大事なポイントは、「ファイルを整理する」ではなく、“ルールを整理する”という考え方です。

例えば、

• どこに保存するのか
• 何という名前で保存するのか
• 完了案件はどこへ移動するのか
• 一時ファイルはどこに置くのか
• AIに読ませるデータなのか

このようにルールを決めておかないと、結局また散らかってしまうだけではなく、仕分けにも時間がかかります。逆にルールさえ決まれば、今後のデータ整理がかなり楽になります。そのため今回は、まずNotionに「ルールブック」を作成し、フォルダ構成や運用ルールを整理するところから始めました。

まず最初に決めたこと｜AI活用を前提に“運用ルール”を整理する

今回かなり重要視したのが、「AIに連携するデータ」と「分離して管理するデータ」を明確に分けることです。
特に、契約書や経理データ、個人情報を含むものについては、AIで活用したくないデータのため、案件フォルダとは分離して管理する前提にしました。“全部AI化する”ではなく、「AI活用に向いている領域を整理する」という考え方です。
この線引きを最初にしておくことで、今後の運用もかなり楽になります。

AI活用を前提に、案件ごとのフォルダ構成を統一した

AI活用を進める上で、まず行ったのが、案件ごとのフォルダ構成を統一することです。
今までは案件ごとに管理方法が違い、

• 保存場所が違う
• 確認データと納品データが混ざる
• 議事録やメモが散らばる
• AIへ渡したい情報がまとまっていない

という状態を改善、「誰が見てもわかる」「AIでも扱いやすい」構成を意識して、以下のような形に整理しました。

CLIENT
└ YYYY_会社名_案件名
    ├ 01_PM
    ├ 02_素材
    ├ 03_制作
    ├ 04_確認提出
    ├ 05_納品
    ├ 06_AI
    ├ 09_その他
    └ 99_Archive

各フォルダに何を入れるのかもAIで定義しました

さらに、「フォルダを作る」だけではなく、“何を入れる場所なのか”まで決めるこれを決めないと、結局また人によって運用が変わってしまいます。

実際には以下のようなルールで整理しています。

フォルダ	内容
01_PM	議事録・進行管理・要件整理・スケジュール
02_素材	写真・動画・ロゴ・参考資料・支給素材
03_制作	編集データ・デザイン・制作中データ
04_確認提出	クライアント確認用データ
05_納品	最終納品データ
06_AI	AI活用用データ・議事録txt・要約
09_その他	分類前・一時保管
99_Archive	終了後データ

特に今回新しく作ったのが、「06_AI」フォルダです。
ここには、

• AI用に整理した議事録
• txt化した情報
• 要約データ
• AIへ渡したい参考情報

などを格納する想定にしています。

今後、生成AIを業務に組み込んでいく場合、“AIが読みやすい状態でデータを置いておく”という考え方がかなり重要になります。もちろん読ませないデータとの区別も大事。

OneDriveは“保存場所”、ローカルは“作業場所”にした

そして普段の運用をどうしていくか、という部分も整理しておかなないと、ルールは活用できません。そのため今回はこのようなルールで使用していくことにしました。

• OneDrive → 保管・共有・バックアップ
• ローカル → 一時作業・編集中データ

特に動画やデザイン制作は、ローカルで作業した方が安定することも多いため、「どこで作業して、どこへ戻すか」
を決めるようにしています。これを決め制作していくことで、データが散らかっていくことが防げる、完成版、最新版も管理しやすくなります。

ファイル命名ルールも最初に決めた

今回整理をしていて、フォルダ構成と同じくらい重要だと感じたのが、「ファイル命名ルールの統一」です。

フォルダが整理されていても、

• 最新版.pptx
• 修正版2.pptx
• 無題.docx

のような状態では、結局どれが最新なのかわからなくなります。またAI活用を考えた場合も、ファイル名が整理されている方が、検索性・管理性がかなり向上します。

そのため今回は、以下形式で統一することにしました。

YYYYMMDD_内容_v01

例：

20260517_提案書_v01.pptx
20260517_議事録_v02.docx
20260517_AI要約_v01.txt

ルールとしては、

• 日付は YYYYMMDD
• 区切りは「_」
• スペースは禁止
• バージョンは v01 形式

で統一しています。

特に重要なのが、「final」を使わないこと。

NG例：

final.pptx
最新版.pptx
最終版2.pptx

OK例：

20260517_提案書_v05.pptx

「誰が見ても内容が分かる名前」にしておくだけで、探す時間がかなり減るということです。
AI時代は、ファイル名も“検索しやすさ”を前提に設計することが重要。

過去データを全部整理しようとしない方がいい

そして、現状を変えようとすると、面倒だと思うということ。そしてかなりの時間がかかってしまうのではないかと思い、そもそも着手できなくなってしまうことがとても怖い。なので、「最初から全部やろうとしない方がいい」ということです。

過去データまで完璧に整理しようとすると、ほぼ確実に止まります。実際、昔の案件ほど、命名ルールが違う、保存場所が違う、何が必要かわからないという状態になっています。

なので今回は、「まずは今動いている案件だけ整理する」ということにしました！
古いデータは、必要になった時に少しずつ整理するくらいで十分です。最初から100点を目指さないことが、継続する上ではかなり大事なので、一気に全部やろうとしない。

実際にどのくらい時間がかかったのか

今回行った内容としては、

• フォルダ構成設計
• Notionでのルール整理
• OneDrive整理（一部）
• 現行案件の移動（一部）
• AI連携を意識した分類

などです。

実際の作業時間としては、2時間ぐらい。PC整理をしようとすると、大体の場合は「これはどこに置くべきか？」という判断に時間がかかっていたりしたので、ここを最初に決めておいたので、今後の業務効率はかなり変わると思います。

整理して見えた、“AI活用できる人”の共通点

今回整理をしていて感じたのは、AI活用が進んでいる人ほど、情報設計が整理されているということでした。

例えば、

• 保存場所が決まっている
• 命名ルールがある
• 社内で共通認識がある
• データが探しやすい
• フォルダ構成が統一されている

こういった状態ができている会社ほど、AIとの相性が良い。

逆に、

• 情報が散らかっている
• ものによって管理方法が違う

状態だと、AI以前に探す時間が増えてしまいます。AI導入だけで解決するわけではなく、
“整理できる仕組み”を作ることが重要ということをものすごく感じ、そこを伝えたいと思いました。

まとめ｜AI導入より先に、“整理できる仕組み”を作る

AIはとても便利で、進化しています。ただ、整理されていない環境では、その力を十分に発揮できません。
今回改めて感じたのは、「AI活用の前に、整理整頓、そしてその前に、情報設計が必要」ということでした。

華飛では、プロジェクトマネジメントを中心に、業務を円滑に進めていくための人材支援、PM育成、伴走支援を行っています。
今回みたいな、

• 業務に合わせたルール設計
• 実務に合わせたAI活用前提のデータ整理方法
• 人材に合わせた業務フローの整理
• 社内のリーダーとして育成していくPM伴走

なども含め、実務ベースでの整理支援を行っています。

「AIを活用したいけれど、何から整理すればいいかわからない」「そもそも何からやっていくか悩んでいる」
という方は、お気軽にご相談ください。
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